2.6.6. Согласование заявок на закупку.

Успешно созданные заявки на закупку следует согласовать с вышестоящим органом, в случае же самостоятельного размещения перевести документ в согласованное состояние. Для этого используется маршрут бизнес-процесса, который на каждом регионе настраивается индивидуально согласно принятому документообороту.

Согласование следует проводить для каждого документа «Заявка на закупку», т.к. только из согласованной заявки на закупку возможно дальнейшее формирование извещения или же создание контракта с единственным поставщиком, не требующим публикации в ЕИС извещения.

Чтобы отправить документ по маршруту, достаточно выделить необходимую заявку на закупку и нажать на кнопку [Отправить по Маршруту] (Рисунок 1).

В случае успешной отправки документа по маршруту Система выдаст соответствующий протокол, в котором будет отражена информация на какой этап маршрута был переведен документ и какое подразделение с ним в дальнейшем будет работать (Рисунок 2). Данный протокол несет информационный характер для заказчика, для того чтобы он понимал куда ушел документ, поэтому протокол можно не сохранять, достаточно просмотреть его и закрыть.

Документы не всегда могут успешно переходить на следующий этап согласования по причине того, что документ не проходит контроли, установленные на этапах движения документа по маршруту или же, если текущим исполнителем на этапе маршрута является пользователь, не обладающий правами на дальнейшее перемещение документа. Во всех подобных случая выходит протокол движения по маршруту, в котором будут описаны причины, по которым документ не может быть отправлен далее (Рисунок 3).

Подобный протокол может выйти на этапе согласования заявки на закупку у ГРБС, при попытке заказчика самовольно подвинуть документ дальше по маршруту.

Кроме проверки прав пользователей на возможность дальнейшего движения документа по маршруту, на маршрут добавляются контроли, которые могут проверять как правильность заполнения отправляемым документов, аналогично тем, что возникают при сохранении документа, а также наличие необходимых прикрепленных электронных копий документов. В таких случаях следует исправить выявленные неточности и повторить отправку документа по маршруту по кнопке кнопку [Отправить по Маршруту].

Успешно переданный документ на согласование в вышестоящий орган пропадет из фильтра, в котором он находился ранее и перейдет в фильтр, отражающий его текущее положение (Рисунок 4).

Фильтры документов в навигаторе выстраиваются в основном в том порядке, в котором происходит процесс согласования документа. На примере видно, что следующим фильтром после «Создание новой» располагается «На согласование у ГРБС» и только потом «На согласовании у УО». Фильтр же «Возвращены на доработку» используется для отображения документов, которые заказчику вернули на доработку проверяющие органы. По кнопке [История прохождения документа по маршруту] (Рисунок 4) можно увидеть, кем и когда был отправлен по маршруту, а также комментарий специалиста, который переместил документ, к примеру, на доработку заказчика (Рисунок 5).

Если документы проходит проверку на одном этапе согласования, то отправляется на следующий этап согласования вышестоящим органом по кнопке [Отправить документ по маршруту] до тех пор, пока не дойдет до фильтра «Принятые к исполнению».

Движение документа по маршруту может быть не всегда прямолинейным, и часто исполнителю на маршруте приходится выбирать действие, которое следует применить к данному документу (Рисунок 6). В случае необходимости исполнитель в ходе перемещения документа по маршруту может написать причину отправки документа по тому или иному пути маршрута в поле «Комментарий», выделить необходимое действие и нажать на кнопку [ОК]. Если окно выбора действий будет закрыто или будет нажата кнопка [Отмена], то документ останется в том состоянии, в котором он был ранее и дальше по маршруту не пойдет.

Написанный комментарий в дальнейшем будет доступен заказчику в истории прохождения документа по маршруту.

При согласовании заявки на закупку, в котором выбран способ определения поставщика, по которому заказчик проводит самостоятельную закупку, документ заявка на закупку получает статус «Принято к исполнению» без процедуры согласования ее с вышестоящим органом, после того как документ будет отправлен по маршруту по кнопке [Отправить документ по маршруту].

В фильтре «Принято к исполнению» заказчикам доступна кнопка [Сформировать проект извещения] (Рисунок 7), а также кнопка [Формирование контракта с единственным поставщиком либо по закрытым способам
определения поставщика].

По нажатию на кнопку [Сформировать проект извещения] Система «WEB-Торги-КС» сформирует проект извещения с тем способом определения поставщика, которое было выбрано в заявке на закупку.

По нажатию же на кнопку [Формирование контракта с единственным поставщиком либо по закрытым способам определения поставщика] в Системе «WEB-Торги-КС» будет сформирован проект контракта. Более подробно о таких контрактах описано в п. 2.14.1. данного руководства.