2.6.2. Формирование документа «Заявка на закупку»

Для формирования заявок на размещение заказа предусмотрен в ПК «WEB–Торги-КС» документ «Заявка на закупку», который доступен в АРМе заказчика в следующих состояниях (Рисунок 1):

  • На уточнении суммы;
  • Создание новой;
  • Возвращены на доработку;
  • На согласовании у ГРБС;
  • На согласовании в УО;
  • Принятые к исполнению;
  • Извещение размещено в ЕИС;
  • Общее состояние.

Данный набор фильтров в зависимости от региона может меняться администраторами комплекса как в сторону добавления дополнительных фильтров, так и в сторону исключения фильтров.

Фильтры для документа Заявка на закупку
Для создания заявки на закупку необходимо перейти к списку документов «Заявка на закупку» в фильтр «Создание новой».

Заявка на закупку создается путем импорта предварительных заявок, введенных в комплексе «Бюджет-WEB». Для этого необходимо кликнуть по кнопке [Импорт необработанных Предварительных заявок] (Рисунок 2). Если в базе данных Системы исполнения бюджета существуют предварительные заявки, созданные для государственного заказчика, и они готовы к импорту, то произойдет автоматическое создание документа «Заявка на закупку» с данными начальной цены контракта и БК финансирования предстоящей закупки. Значения во вновь созданном документе будут взяты из значений полей, заполненных в электронной форме документа «Предварительная заявка на закупку» в Системе исполнения бюджета «Бюджет-WEB» (см. п. 2.6.1 данного руководства).

Импорт необработанных предварительных заявок
Для проведения закупки за счет внебюджетных средства или же в случае отсутствия интеграции ПК «WEB-Торги-КС» с ПК «Бюджет-WEB» документ заявка на закупку формируется по кнопке [Сформировать заявку на закупку] (Рисунок 3). По нажатию на кнопку выйдет окно подтверждения действий. Для продолжения формирования документа следует нажать на кнопку «ОК», если же формирование заявки за счет иных средств не требуется, то следует воспользоваться кнопкой «Отмена».

Формирование заявки на закупку за счет внебюджетных средств
Созданный документ «Заявка на закупку» следует связать с согласованным документом «Лот плана-графика» из документа «План-график размещения заказа». Для этого необходимо:

  1. выделить импортированный документ и открыть его на редактирование по кнопке [Редактировать];
  2. открыть «Справочник лотов плана-графика» по кнопке , расположенной рядом с полем «Номер лота» (Рисунок 4);
  3. выбрать лота плана-графика и нажать на кнопку [Запомнить].

Выбор лота из плана-графика размещения заказа

В справочнике лотов плана-графика синим цветом подсвечиваются лоты, которые связаны с документами «Заявка на закупку», не связанные же лоты плана-графика не подсвечиваются. Подсвеченные желтым цветом лоты плана-графика информируют, что есть не согласованная версия данного лота редакцией выше.

Данные из выбранного лота плана-графика автоматически подтянутся в документ «Заявка на закупку» (Рисунок 5).Обязательные для заполнения поля выделены зеленым прямоугольником и подписаны текстом красного цвета. Оставшиеся не заполненными обязательные для заполнения поля следует заполнить необходимыми значениями.

В случае формирования заявки на закупку за счет иных средств значение в поле «Н(М)ЦК», а также значения «БК» во вкладку «Финансирование» переходит из лота плана-графика, в случае же формирования заявки на закупку путем импорта предварительной заявки на закупку эти значения переходит из документа предварительная заявка на закупку.

Документ «Заявка на закупку», связанный с лотом плана-графика
Во вкладку «Товары, работы, услуги» все данные подтягиваются из лота плана-графика после выбора номера лота из согласованного плана-графика. Изменение значения суммы допускается, если итоговая сумма по всем строкам продукции не будет превышать 10% от начальной цены контракта, заложенной в лоте плана-графика.

Количество строк продукции в заявке на закупку может отличаться от количества строк продукции лота плана-графика в большую сторону, только если новые строки продукции являются уточнением строки продукции указанной в лоте плана-графика. Т.е. можно подробнее расписать закупаемую продукции в заявке на закупку только в разрезе выбранного кода ОКПД2 в лоте плана-графика.

Для детализации закупаемой продукции в заявке на закупку доступна кнопка [Копировать], перед нажатием на кнопку следует выделить строку продукции, которую предполагается детализировать (Рисунок 5). При этом появится вторая абсолютно идентичная строка продукции, в которой можно отразить более детальную информацию о закупаемой продукции.

Поле «Номер позиции каталога (ID)» используется и доступно для заполнения в регионах, которые пользуются документом «Позиция каталога товаров, работ, услуг». Данный документ доступен для заполнения в первую очередь администраторам комплекса, а также специалистам уполномоченного органа по необходимости.

Для возможности заполнения поля «Этапы графика поставки» следует изначально внести необходимую информацию о предполагаемых этапах во вкладке «Этапы графика поставки» в документе заявка на закупку. По кнопке [Добавить строку] происходит добавление пустой строки, в которую следует внести данные о номере поставки, его наименовании, а также месте поставки (Рисунок 6).

Определение графиков поставки

После заполнения всех необходимых этапов графика поставки следует отразить информацию о том, на каком этапе графика поставки и в каком количестве по каждой из закупаемой строки продукции планируется получение заказчиком указанной продукции.

Во вкладке «Объект закупки» отражается (Рисунок 7):

  • информация об идентификационном коде закупки и номере позиции в ЕИС;
  • сведения об организации, размещающей закупку в случае переданных полномочий;
  • описание объекта закупки.

Для заполнения доступны поля:

  • наименование предмета контракта;
  • информация об имеющихся производителях (поставщиках) и товарах (услугах) с равнозначными характеристиками;
  • основание закупки (указывается путем ссылки на правовые акты, целевые программы и т.д.).

Объект закупки

Во вкладку «Финансирование» данные о БК, а также значение сумм по годам поступают из предварительной заявки на закупку. В случае же формирования заявки на закупку за счет иных средств, данные о БК и значения сумм по годам подтягиваются из выбранного лота плана-графика (Рисунок 8). Для каждой строки финансирования необходимо прописать вид средств из выпадающего списка. В зависимости выбранного вида средств по строкам финансирования сумма будет отражена либо в поле «Вид бюджетных средств» или в поле «Вид внебюджетных средств». Каждое из этих полей заполняется путем выбора значения из соответствующих справочников.

 Вкладка «Финансирование»

Для каждой строки БК следует также выбрать счет получателя по двойному клику ЛКМ одноименного поля из справочника «Счета корреспондентов», если данное поле открыто и доступно для заполнения (Рисунок 9).

Справочник «Счета корреспондентов»

Если предполагаемая закупка финансируется из разных источников БК, то для каждого значения БК следует указать вид средств. В зависимости от выбранного вида средств сумма по БК будут отражен в поле внебюджетных средств или же бюджетных средств. Если финансирование будет произведено за счет внебюджетных средств, то необходимо указать вид внебюджетных средств путем выбора значения из соответствующего справочника. Вид бюджетных средств выбирает из соответствующего справочника бюджетных средств. В зависимости от настроек комплекса на регионе поле «Источник финансирования» может заполняться вручную или же путем выбора значения из соответствующего справочника (Рисунок 10).

Закупка за счет разных видов средств

Во вкладке «Условия обеспечения» заполняются данные относительно размера обеспечения исполнения контракта и обеспечение заявки с указание банковских реквизитов заказчика (Рисунок 11). Также в данной вкладке необходимо указать требования к банковской гарантии.

Вкладка «Условия обеспечения»

Заполнение полей «Платежные реквизиты для обеспечения исполнения контракта», «Платежные реквизиты для перечисления денежных средств при уклонении участника закупки от заключения контракт», «Лицевой счет» и «Расчетный счет» заполняются путем выбора комбинации банковских реквизитов из одноименного справочника «Справочник банковских реквизитов» (Рисунок 12).

Справочник банковских реквизитов

Сведения о банковских реквизитах, используемых для отражения сведений в обеспечении исполнения контракта, а также в обеспечении заявки синхронизируются из ЕИС ежедневно. Поэтому все изменения реквизитов, как и добавление новых следует производить в личном кабинете ЕИС. На следующий день эти сведения будут автоматически подгружены в Систему и станут доступными для использования в заявке на закупку.

Во вкладке «Условия контракта» доступны для заполнения следующие поля (Рисунок 12).

  • Место доставки товара, выполнения работ, оказания услуг;
  • Сроки поставки товара, завершения работ, график оказания услуг;
  • Условия поставки товара, выполнения работ, оказания услуг;
  • Периодичность оплаты поставки товаров, выполнения работ, оказания услуг;
  • Периодичность поставки товаров (выполнения работ, оказания услуг);
  • Размер аванса;
  • Срок действия контракта;
  • Форма, сроки и порядок оплаты товара, работ, услуг;
  • Порядок формирования цены контракта;
  • Обоснование начальной (максимальной) цены контракта;
  • Требования к гарантийному сроку товара, работы, услуги и (или) объему предоставления гарантий их качества, к гарантийному обслуживанию товара, к расходам на эксплуатацию товара, к обязательности осуществления монтажа и наладки товара, к обучению лиц, осуществляющих использование и обслуживание товара;
  • Требования к предоставлению гарантии производителя и к сроку действия такой гарантии;
  • Срок, в течение которого победитель запроса котировок или иной участник запроса котировок, с которым заключается контракт при уклонении победителя от заключения контракта, должен подписать контракт (в соответствии с п.4 ч.1 ст.73 44-ФЗ);
  • Информация о банковском сопровождении контракта (в случаях, предусмотренных статьей 35 Закона № 44-ФЗ);
  • Дополнительная информация;
  • Заказчиком установлено право Исполнителя привлекать к выполнению контракта соисполнителей (в соотв. с ПП РФ от 15.05.2017 N 570);
  • Установлено требование к товару, используемому при выполнении работ (оказании услуг).

Вкладка «Условия контракта»

Ряд из перечисленных полей в зависимости от региона могут быть обязательны для заполнения. Обязательность тех или иных полей настраивается администраторами Системы в регионе.

Вкладка «Информация по конкурсу» активная для заполнения только в случае выбора способа определения поставщика, являющимся конкурсом. В данной вкладке расположено поле «Порядковый номер лота в составе извещения» (Рисунок 13). В это поле не надо вводить номер лота плана-графика, а необходимо ввести порядковый номер в случае проведения многолотового конкурса. Если закупка не предполагается в качестве многолотовой, то всегда следует ставить цифру «1».

Вкладка «Информация по конкурсу»

Поле «Отдельные виды товаров, работ, услуг (Постановление Правительства РФ №1085 от 28.11.2013 г.)» заполняется на основе выбранного значения из одноименного справочника (Рисунок 14).

Справочник отдельных видов товаров, работ, услуг

В таблицу «Критерии оценки» значения заносятся построчно, каждая из которых добавляется по кнопке [Добавить строку] (Рисунок 13). Во вновь добавленной строке необходимо выбрать наименование критерия из одноименного справочника (Рисунок 15). Справочник вызывается по двойному клику мыши по полю «Наименование критерия».

Справочник критериев оценки заявки

В поле «Значимость критерия оценки» выставляется величина значимости от 0 до 100 (Рисунок 16). Суммарное значение всех добавленных критериев при этом должно быть равно значению «100». Поле «Значимость показателя» не заполняется для стоимостных критериев.

Справочник организаций размещения

Вкладка «Дополнительные сведения» включает в себя поля для ввода следующей информации:

  • особенности размещения (Рисунок 16);
  • сведения о проведении совместных торгов (Рисунок 16);
  • условия, запреты и ограничения допуска товаров, происходящих из иностранного государства (Рисунок 17);
  • закупка у субъектов малого предпринимательства и социально ориентированных некоммерческих организаций (Рисунок 18);
  • информация о банковском сопровождении контракта (Рисунок 18);
  • возможность заказчика изменить условия контракта в соответствии с положениями закона № 44-ФЗ (Рисунок 18).

Вкладка «Дополнительные сведения»
Вкладка «Дополнительные сведения»
Вкладка «Дополнительные сведения»
Большинство значений полей в данную вкладку поступают после выбора лота плана-графика в заявке на закупку. Оставшиеся обязательные для заполнения поля следует заполнить необходимыми значениями.

При необходимости проведения закупки через уполномоченный орган (уполномоченное учреждение) следует в поле «Процедура будет проведена уполномоченным органом (уполномоченным учреждением)» поставить значение «Да» (Рисунок 19) и выбрать в шапочной части электронной формы заявки на закупку уполномоченный орган из справочника организаций размещения (Рисунок 20).

Проведение закупки через уполномоченный орган (уполномоченное учреждение)

Справочник организаций размещения
Во вкладке «Требования к участникам» заполняется информация о требованиях, предъявляемых заказчиком к поставщикам услуг в разрезе предстоящей закупки согласно 44-ФЗ. Ввод единых требований происходит по факту установки флага в описании соответствующего поля и дальнейшим вводом необходимой информации в активированное поле (Рисунок 21).

Дополнительные требования к участникам заполняются на основе введенных ранее значений в документе лот плана-графика.

Вкладка «Требования к участникам»
Вкладка «Требования к участникам»

Во вкладке «Исполнитель заказчика» блок полей «Контактная информация заказчика» заполняется автоматически на основе данных из формы «Регистрационные данные в ЕИС» (смотрим п. 2.2.2 данного руководства пользователя) (Рисунок 23) . Изменение реквизитов полей данного блока происходит путем выбора значения из справочника «Справочник регистрационных
данных
».

Вкладка «Исполнитель заказчика»
Блок полей «Информация о контрактном управляющем, ответственном за заключение контракта или об ответственном лице контрактной службы» заполняется путем выбора записи из справочника «Справочник исполнителей». Создание сведений о контрактном управляющем отражена в п. 2.16.5 данного руководства пользователя, сведения о заполнении сведений о контрактной службе отражены в п. 2.16.6 данного руководства пользователя.

Во вкладке «Комиссия» заказчикам доступна возможность выбора представителей заказчика в комиссии. По кнопке [Добавить строку] создается новая строка записи, в которой член комиссии выбирается из справочника членов комиссии (Рисунок 24).

Вкладка «Комиссия»
На этапе формирования заявки на закупку достаточно указать представителей заказчика в предполагаемой комиссии. Сама же комиссия, дополненная представителями уполномоченного органа, формируется на этапе заполнения и сохранения документа извещения, сформированного из заявки на закупку.

Вкладка «Информация по конкурсу» активно и доступно для заполнения, если способом определения поставщика является одна из разновидностей конкурса (Рисунок 25).

Информация по конкурсу
Если предстоящая закупка является одно лотовой, то в поле «Порядковый номер лота в извещении» заполняется значение «1». В случае много лотовой закупки в каждой заявке на закупку происходит нумерация лотов, начиная со значения «1».

После ввода всех необходимых значений в электронной форме документа его следует сохранить по кнопке [Сохранить]. При этом Система проверит заполненные данные в документе и в случае обнаружения расхождения с проверяемыми условиями выведет протокол сохранения документа, в котором будут отражены выявленные расхождения (Рисунок 26).

Блокирующие сохранение документа контроли
Контроли в Системе «WEB-Торги-КС» делятся на следующие типы:

  • системный предварительный контроль реквизитов документа (не отключаемый системный контроль, доступ к которому имеют только разработчики ПК);
  • предварительный контроль реквизитов документа (настраивается администраторами ПК региона).

Сами контроли делятся на два вида:

  • блокирующий (контроль красного цвета, блокирует сохранение документа) (Рисунок 26);
  • информационный (контроль синего цвета, информирует о найденных расхождениях, но при этом позволяет сохранить документ) (Рисунок 27).

Если протокол сохранения документа содержит только информационные контроли или если не сработал ни один контроль, то документ автоматически будет сохранен и будет выведена надпись, что документ сохранен (Рисунок 28). Наличие хотя бы одного блокирующего контроля не позволит сохранить документ, потому необходимо выполнить требования блокирующего контроля, чтобы он не срабатывал и позволил сохранить документ.

Информационный контроль, позволяющий продолжить сохранение документа
После успешного сохранения документа заявка на закупку, необходимо сформировать печатную форму, нажав на кнопку [Формирование печатной формы]. При этом выйдет информационное окно, которое информирует о необходимости первоначального сохранения документа, чтобы все введенные данные в электронную форму документа попали в печатную форму (Рисунок 29).

Информационное окно
По нажатию на кнопку [ОК] выйдет следующее окно, которое попросит выбрать
тип генерируемого файла (Рисунок 30).

Выбор типа генерируемого файла
После выбора типа файла следует нажать на кнопку [Да]. В зависимости от настроек браузера будет предложено место на компьютере, куда следует сохранить документ или же документ автоматически сохранится в директорию, указанную по умолчанию и откроет сформированный документ. Параллельно с этим действием произойдет автоматическое прикрепление сгенерированной печатной формы к документу заявка на закупку и он будет доступен в списке прикрепленных документов, вызываемой по кнопке [Прикрепленные файлы] (Рисунок 31).

Список прикрепленных файлов
Файлы, которые следует передать с извещением в ЕИС, следует отметить флагом «Размещение файла в ЕИС» (Рисунок 32).

Окно редактирования прикрепленного файла
До отправки документа «Заявка на закупку» на согласование вышестоящему органу, к нему следует прикрепить файлы заявки на размещение заказа, проект государственного контракта, техническое задание, обоснование начальной (максимальной) цены. Далее заказчик подписывает заявку на закупку и прикрепленные файлы электронной подписью. Требование наличия ЭП на вновь созданном документе до момента отправки в вышестоящий орган определяется регламентом работы в Системе, принятом на конкретном регионе.